Wir erzählen oft, dass es bei uns Schriftgut im Archiv gibt. Aber was stellt man sich darunter vor: Haufen mit Papier, Aktenordner ohne Ende und lose herumfliegende Zettel. Wühlen wir uns einmal durch die Haufen, die Ordner und die Akten und schauen, was sich dahinter verbirgt.

Schriftgut ist – grob gesagt – erstmal alles, was 2D ist, also flach. Das macht sich gut, um den Unterschied zum Museum zu erklären, wo die meisten Objekte dreidimensional sind. Natürlich gibt es auf beiden Seiten Ausnahmen. Die Urkunden mit Siegeln aus Wachs sind ein bisschen boppelig. Und in Museen hängen Gemälde, die von der Seite betrachtet, flach sind.

Mit einer Akte durch die Zeit

Die häufigste Organisationseinheit von Papier in der Verwaltung ist die Akte – nicht der Haufen ; ) – wobei natürlich die Stapelbildung nicht ausgeschlossen ist. Die Kombination aus industrieller Papierherstellung und der Preußischen Verwaltung führte vor ungefähr 200 Jahren zu einem Massenanfall von Akten. Die Beamten legten für jeden Geschäftsgang eine einzelne Akte an, die alle relevanten Informationen enthielt. Sie kam in die Registratur, so etwas wie eine überdimensionale Poststelle. Hier lagen alle! Akten einer Verwaltungsstelle und wurden bei Bedarf dem jeweiligen Bearbeiter vorgelegt. Die Registratur verarbeitete auch den Postein- und -ausgang und vermerkte ihn in einem Tagebuch.

Sie sehen schon, das unterscheidet sich ein bisschen von der heutigen arbeitsplatzzentrierten Ablage. Heute hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die Akten ihres oder seines Arbeitsgebietes bei sich. So individuell wie die Menschen sind, so individuell ist die Ablage. Für uns Archivarinnen und Archivare ist der Aktentitel von entscheidender Bedeutung, da wir anhand der Titel die Akten bewerten. Sie sind es auch, die am Ende in die Archivdatenbank kommen und die Akte für immer begleiten. Verschiedenes, Allgemeines, Diverses, Korrespondenz, Schriftverkehr – das sind alles Aktentitel, die uns Archivarinnen und Archivare traurig machen *schnuff. Wir müssen da ganz genau hinschauen, damit wir auch den richtigen Zusammenhang überliefern.

Mit der Akte in die Cloud

Alles alte Hüte, ruft nun das digitale Archiv durch die Gänge. Ja doch, wir sind ja auch schon dabei digitale Luft zu schnuppern und Dateimanagementsysteme gibt es seit geraumer Zeit. Irgendwann sind aber auch die digitalen Akten archivreif und dann wohin damit? Ausdrucken und abheften? Oh je, nein da muss ein digitaler Speicher her, der so aufgebaut ist wie ein Archiv. Das schreit nach einem digitalen Magazin, das gerade gebaut wird. Es bleibt spannend!

Heute gehen in Amtsarchiv Mittelholstein die Türchen auf.