Wenn wir Archivarinnen und Archivare von unserer Arbeit erzählen, dann kommt früher oder später die Frage auf “Wie macht ihr das denn mit dem Datenschutz im Archiv? Das dürft ihr doch gar nicht alles aufheben oder speichern, das muss doch gelöscht werden.” Wir antworten dann: Ja und nein. Die Datenschutzgrundverordnung bezieht sich konkret auf personenbezogene Daten. Wenn in den Dokumenten keine Namen und Daten von Privatpersonen drin stehen, dann fallen sie auch nicht unter das Datenschutzgesetz. Sind solche Daten enthalten, müssten sie korrekterweise nach Ablauf der Fristen gelöscht werden. Das wäre schade für die Archive, weil dann die Regale ziemlich leer wären – und zugegeben mit geschlossenen Augen die Akten zu bearbeiten ist auch keine Option ; )

Den Datenschutz im Archiv sicherstellen

Deshalb gibt es für Archive in Schleswig-Holstein eine Ausnahme in Form des Paragrafen 13 des Landesdatenschutzgesetzes (genaueres zu den Paragrafen, gibt es in einem anderen Beitrag). Der erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten zu archivischen Zwecken, solange die Daten angemessen geschützt werden. Das passiert auf unterschiedliche Weise. Das Magazin – der Lagerraum des Archivs –  ist nicht frei zugänglich, wie z. B. die Regale in einer Bücherei. Archivalien werden außerdem von uns für die Nutzerinnen und Nutzer herausgesucht und bereitgelegt. Vorab prüfen wir, ob die Inhalte der Archivalien dem Datenschutz unterliegen.

Eine Option, um die Rechte der Betroffenen zu wahren und die Nutzung der Archivalien zu ermöglichen, ist z.B. das Einverständnis der Betroffenen einzuholen, die betreffenden Seiten herauszunehmen, die Daten zu schwärzen oder zu anonymisieren. Welche Variante gewählt wird, hängt immer von der jeweiligen Fragestellung und auch vom Aufwand ab.

Übrigens: Es gibt auch Archivalien, die nicht vorher geprüft werden müssen. Dies sind alle Werke, die irgendwann mal veröffentlicht wurden. Z.B. eine gedruckte Zeitung, ein aufgehängtes Plakat oder eine ausliegende Informationsbroschüre. Da diese Texte und Inhalte für die Veröffentlichung vorgesehen sind, greift hier der Datenschutz für diese Art von Archivalien nicht.

Schutzfristen sichern Persönlichkeitsrechte

Und auch der Datenschutz findet ein Ende, denn er besteht nicht über den Tod hinaus. Für personenbezogene Daten gibt es festgelegte Fristen, an denen wir uns orientieren. Das Recht des Schutzes personenbezogener Daten erlischt z.B. zehn Jahre nach dem Tod. Ab dann wird davon ausgegangen, dass sämtliche Ansprüche, die mit dem Tod der Person geltend gemacht werden können, erfüllt oder verjährt sind. Gleiches gilt für den Zeitpunkt ab 80 Jahren nach der Heirat und 110 Jahre nach der Geburt. Nach diesem Verfahren werden z.B. die Personenstandsbücher von den Standesämtern an die Archive abgegeben und nach und nach für die Nutzung freigegeben.

Natürlich kann es immer Ausnahmen geben, deshalb ist die sorgfältige Prüfung der Archivalien vor der Nutzung so wichtig, um den Datenschutz im Archiv gerecht zu werden. Darüber hinaus gibt es aber noch zahlreiche andere Aspekte zu beachten. Zum Beispiel Urheberrechte oder Sperrfristen. Und was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist nicht festgelegt werden kann, weil kein Geburtsdatum zu ermitteln ist? Archivarbeit wird da auch ein bisschen zur Detektivarbeit.

Text und Bild: Carolin Ehrenfeld